En tant qu'entrepreneures, on est toujours à la recherche de nouvelles façons d'améliorer notre quotidien en alliant productivité, facilité et accessibilité (oh tient, comme notre crédo !).
Parce qu’entre nous, s’il est vraiment utile de le (re)préciser, on est convaincues qu'une bonne gestion des processus et des outils est essentielle pour une organisation efficiente.
Après avoir testé de nombreux outils au cours des années, dans différents postes et entreprises, on a finalement trouvé une sélection d’outils qui nous correspondent parfaitement. Ces outils sont à la fois efficaces, faciles à utiliser et ... amusants !
Dans cet article, on va partager avec vous les outils de gestion et de productivité qu’on utilise au quotidien, en vous partageant pourquoi on les a choisis, leur utilisation au quotidien et quels sont leurs avantages à nos yeux.
Les outils qu'on utilise sont les suivants :
Proton : une suite d’application où « le respect de la vie privée et la liberté numérique » sont au cœur des préoccupations. Proton propose une messagerie électronique Prroton Mail, un calendrier Proton Calendar, un stockage de fichiers Proton Drive et un VPN … le tout chiffré, facile à utiliser et conçu un principe : vos données, vos règles.
Notion : une plateforme, un espace de travail tout-en-un, collaboratif où la gestion de projet, de CRM, de prise de notes, devient un jeu d’enfants !
Canva : un outil de création de design graphique offrant une multitude de possibilités
Slack : un outil de communication interne, messagerie instantanée rapide, sécurisée et organisée
Qiwy : un outil de gestion documentaire dédié aux OF engagés dans une démarche qualité #qualiopi : une solution optimisée pour répondre aux exigences du référentiel Qualiopi sans prise de tête !
Veille Formation : un outil de veille pour les acteurices de la formation qui permet d’accéder à toute l’actualité de la formation professionnelle et répondre en quelques clics aux exigences de #qualiopi sur la veille et surtout son exploitation !
Chacun de ces outils a ses propres avantages et bonnes utilisations. Voilà, selon nous et notre utilisation quotidienne, ce qu’on peut vous en dire :
Proton est un service de messagerie sécurisé qui protège votre vie privée. On l'utilise pour communiquer avec nos clients et partenaires de manière confidentielle.
Notre utilisation au quotidien :
✔️Connexion automatique de ProtonVPN pour nous connecter à Internet de manière sécurisée et anonyme #collectedesdonnées
✔️Comptes ProtonMail pour envoyer des e-mails sécurisés
✔️Proton Calendar pour notre quotidien et la prise de RDV (connexion avec Calendly)
✔️Proton Drive pour stocker nos données personnelles aka QualiCie et professionnelles aka notre clientèle
✅ Avantages :
Protection des données, de la vie privée
Confidentialité
Sécurité
👌 Atouts :
Permet de communiquer en toute sécurité, sans crainte de voir ses données personnelles compromises
Propose des services sécurisés (messagerie, Drive, VPN)
💜 Bonnes utilisations : Communication professionnelle et stockage des données « propres » et hors GAFAM, communication personnelle sensible
Notion est un outil polyvalent qui peut être utilisé pour une multitude de tâches, de la gestion de projet à la prise de notes, il permet de centraliser toutes nos informations clés et de collaborer en interne et de partager certaines pages (partenaires, client.es).
Notre utilisation au quotidien :
✔️Organiser nos projets et prioriser nos tâches
✔️Construire et suivre notre calendrier éditorial
✔️Utiliser des tableaux Kanban pour notre progression
✔️Suivre notre base de données clientèle #CRM
✔️Créez nos programme de formations, scénario pédagogique, ressources péda, …)
✔️Créer des pages pour référencer nos ressources
✅ Avantages :
Adaptabilité
Collaboration
Flexibilité
Formule gratuite ✨
👌 Atouts :
Permet de créer des espaces de travail personnalisés
Propose de nombreuses fonctionnalités intégrées
Facile à utiliser avec bibliothèque de modèles
Compatible avec d’autres outils et plateforme (connexion)
💜 Bonnes utilisations : Quotidien, gestion de projet et des tâches, prise de notes. Collaboration (connexions multiples avec mises à jour instantanées).
Canva est un outil simple et intuitif qui permet de créer des visuels professionnels en quelques minutes. Il permet de laisser libre court à sa créativité … ou de s’y perdre 🤪 !
Notre utilisation au quotidien :
✔️Créer des présentations avec des visuels attrayants, avec notre charte graphique (supports pédagogiques, plaquettes, cartes de visites, jeux, …)
✔️Créer des infographies pour communiquer des informations complexes de manière simple #antisèches
✔️Créer des bannières, des gifs et autres réjouissances qui attirent l’œil et l'attention pour nos réseaux sociaux
✅ Avantages :
Créativité (et exemples/trames disponibles)
Rapidité
Facilité d'utilisation
Formule gratuite ✨
👌 Atouts :
Propose une large bibliothèque de modèles et de fonctionnalités avancées (même en accès gratuit !)
Permet de créer des visuels professionnels et personnalisés, de différents formats
Adapté à tous les niveaux de compétences
💜 Bonnes utilisations : Création de présentations, de supports de communication et des visuels pour le marketing à notre image
Slack est un outil de communication interne qui permet de rester connecté.e avec son équipe, même à distance. Certain.e.s diront qu’on abuse, on est 2 … et amies en plus ! On pourrait s’en passer et communiquer via texto ou autres messageries instantanée … sauf que ces dernières sont personnelles et que nous avons à cœur de dissocier perso et pro #qvct !
Notre utilisation au quotidien :
✔️Créer des canaux #thématiques pour organiser nos discussions ✔️Partager les infos clés de façon flexibles et accessibles (asynchrone pour le télétravail par exemple)
✔️Garder le côté fun, conviviale, vivant avec les emojis ou les vocaux !
✅ Avantages :
Flexibilité et adaptabilité
Collaboration en temps réel
Facilité d'utilisation
Formule gratuite ✨
👌 Atouts :
Adapté à tous les types d'équipes, facilite une communication efficace en équipe, où qu’elle se trouve
Permet de créer des canaux et des groupes de discussion
Fonctionnalités de partage de fichiers et de documents
💜 Bonnes utilisations : Communication interne, collaboration en équipe (sur un ou plusieurs sujets), partage d’info et de fichiers
Qiwy est un outil de gestion documentaire clé en main pour simplifier la vie des OF (et alléger l'esprit !) pour assurer un dossier Qualiopi au top ! Facile à paramétrer et à prendre en main, il assure également un gain de temps significatif grâce à ses fonctionnalités (gestion des modèles, plan d'action, rappels, etc), en bref, simple et efficace ! Des qualificatifs que QualiCie et Qiwy partagent avec une finalité commune : avoir une approche globale et intégrée pour faciliter son quotidien ! Chez QualiCie nous sommes utilisatrices de l’outil Qiwy pour notre propre gestion documentaire, mais également partenaires de Qiwy 😉
Notre utilisation au quotidien :
✔️Centraliser nos documents et preuves par formation / par stagiaires en formaction
✔️Suivre l’état de nos indicateurs qualité #améliorationcontinue
✔️Organiser nos preuves (procédures, évaluations, enquêtes de satisfaction, parcours individualisés, … )
✔️Lier et centraliser toute notre gestion documentaire sur un seul espace pour notre OF
✅ Avantages :
Démarche qualité et Amélioration continue
Simplicité d’utilisation
Efficacité (répond aux exigences du référentiel Qualiopi)
Personnalisation
👌 Atouts :
Propose une solution complète et flexible pour suivre les indicateurs clés du référentiel Qualiopi
Facilite la gestion quotidienne de la démarche qualité de son OF de manière intuitive, simple et efficace
Adapté à tous les types d'entreprises
💜 Bonnes utilisations : Mise en place d'une démarche qualité #qualiopi intégrée à votre quotidien, facilitant votre gestion documentaire : suivi des indicateurs, gestion des audits, des non-conformités et des actions correctives
💝 Prix tout doux : Grâce à notre partenariat bénéficiez de -15% sur votre abonnement !
Veille Formation met à votre disposition une plateforme gérée par des experts de la formation professionnelle afin de réunir les différents canaux de recueil des informations ; centraliser les ressources jugées pertinentes pour vos activités ; tracer les actions d'amélioration concrètes résultantes de votre veille. Cette plateforme permet ainsi aux acteurices de la formation non seulement d’avoir une veille personnalisée à son secteur mais également de répondre intégralement au critère 6 de Qualiopi, en apportant la preuve de l’exploitation de la veille ! QualiCie est partenaire officiel de Veille Formation, et on peut non seulement vous accompagner #veilleexternalisée mais aussi vous faire bénéficier d’un tarif avantageux 😉
Notre utilisation au quotidien :
✔️Accéder à l’intégralité des sources référencées par Veille Formation
✔️Créer et utiliser les filtres pour trouver les secteurs/thématiques correspondant à nos besoins
✔️Sélectionner les contenus qui nous intéressent, les catégoriser
✔️Mettre à jour notre PADEX (tableau de suivi des actions liées à la veille) pour apporter la preuve de l’exploitation de la veille #exigences #qualiopi
✅ Avantages :
Simplicité d'utilisation
Pertinence
Efficacité
Actualisation et automatisation
👌 Atouts :
Propose une large base de données de ressources
Permet de se tenir informé des dernières tendances et de se former en continu
Allège la charge de travail et le côté chronophage de la veille et de son exploitation
💜 Bonnes utilisations : Veille concurrentielle, technologique, réglementaire, pédagogique, sectorielle, … le tout centralisé sur la plateforme avec possibilité d’attribuer des actions par membre de l’équipe, diffusion de newsletter interne !
💝 Prix tout doux : Grâce à notre partenariat bénéficiez de -10% sur votre abonnement !
Ces outils sont des atouts précieux 🙌 pour nous, ils nous aident au quotidien à améliorer notre bien-être au travail, notre productivité et notre efficacité. Ils entrent, en plus, totalement dans notre démarche d’amélioration continue, facilitant notre gestion documentaire et contribuant à la satisfaction de notre clientèle et de nos partenaires 🤗.
On espère que cet article vous aidera à trouver les outils qui vous permettront de gérer votre quotidien de manière efficace et fun. N'hésitez pas à expérimenter (voire à retester) et à trouver ce qui fonctionne le mieux pour vous.
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