Vous avez entendu parler de Qualiopi, mais vous vous posez encore des questions ? Ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour démystifier cette démarche qualité (oui parce que c’en est bien une !).
La démarche Qualiopi suscite souvent des interrogations teintées d'idées reçues.
Cependant, il est temps de dévoiler la véritable nature de cette certification et comment elle peut être une alliée de taille pour l'efficacité de votre démarche qualité.
Dans cet article, nous allons explorer 9 idées reçues courantes sur Qualiopi que nous avons eues/entendues lors de nos accompagnements et vous montrer pourquoi elles sont loin de la réalité.
Préparez-vous à changer votre perception et à découvrir les avantages de cette démarche.
Let’s GOOOOOOOOO !
Idée reçue 1 : L’audit Qualiopi est un interrogatoire. L’auditeurice cherche la petite bête, iel est là pour "fliquer notre travail" !
Détrompez-vous !
L'audit Qualiopi est plutôt un échange constructif avec l'auditeurice et vise à vérifier la conformité de vos pratiques avec les exigences du référentiel #cqfd et l’auditeurice est avant tout votre partenaire, qui vous aide à :
➡️ Identifier les actions d’amélioration,
➡️ Mettre en oeuvre les actions pour répondre aux critères,
➡️ Être aligné.es au référentiel, à vos activités, à vos besoins et ceux de vos parties prenantes.
C’est bien là la donnée d’entrée d’une démarche d’amélioration continue !
Il s'agit d'une occasion de mettre en valeur votre travail et de montrer votre expertise.
L’auditeurice travaille avec vous, pas contre vous 🤝
Bien sûr, on ne peut pas garantir que tous les professionnels que vous croiserez sont bien intentionnés. Ce serait mentir … 😬
L’important étant de ne pas généraliser cette tendance et de garder à l’esprit la dimension collaborative et bienveillante.
Et souvenez-vous, vous avez aussi le droit d’exprimer votre inconfort lors de l’audit !
Et si vous en ressentez le besoin (que vous ayez en interne les ressources/compétences en démarche qualité ou non), ne rougissez pas de demander conseils et/ou accompagnement auprès d’experts.es pour bien vous préparer et tirer le meilleur parti de cette étape 😉
Idée reçue 2 : Qualiopi priorise le système, les processus … mais oublie l’humain.
Au contraire, l’humain est au coeur des préoccupations du référentiel RNQ Qualiopi :
➡️ Compréhension
➡️ Accompagnement
➡️ Personnalisation
➡️ Appropriation
➡️ Montée en compétences
➡️ Satisfaction
…
L’amélioration continue est un ensemble qui non seulement intègre le facteur humain, mais qui ne pourrait simplement pas fonctionner sans !
Seulement voilà : cela implique des processus structurés et une traçabilité !
⭐️ Et génère ainsi un gain de temps et de tranquillité d’esprit 😉
On le rappelle : “Pas d'organisation du travail, pas de travail. Pas de travail, pas d'humains.”
La structuration des processus est incontournable si l’on souhaite maintenir cette dynamique !
Bonus : osons faire un parallèle avec une autres démarche incontournable pour la pérennité de toute organisation, la QVCT ! Et oui, intégrer la dimension humaine dans votre organisation est un pas de plus pour renforcer votre démarche globale et stratégique !
Idée reçue 3 : Qualiopi oblige l’achat de logiciels qui coûtent une blinde !
Pas besoin de casser votre tirelire pour investir dans des logiciels coûteux !
Aucun indicateur n’impose de s’équiper d’une solution informatique spécifique, ni même de bâtir une usine à gaz !
Il appartient à chaque organisation de s’outiller de façon à répondre aux exigences selon son fonctionnement, ses besoins et ses attentes :
➡️ On peut avoir un budget limité et un goût prononcé pour les outils plus “artisanaux” 😏 et se contenter d’un tableur classique et d'y paramétrer ses fonctionnalités
➡️ On peut préférer un outil plus “clé en main” qui réunit les fonctionnalités essentielles en guise de rappel des exigences règlementaires
➡️ On peut avoir un faible pour les interfaces plus “sexy” de part leur ergonomie et/ou leur esthétique
➡️ On peut gérer des processus complexes et de grosses cohortes d’apprenants et avoir besoin d’une solution développée/ajustée sur-mesure
Le tout est de trouver “chaussure à son pied” 👞👟👠 en adéquation avec ses besoins et son budget 💰
Idée reçue 4 : Qualiopi, c’est plus facile pour les gros organismes de formation. Ils ont plus de moyens.
Ne vous laissez pas décourager par cette idée reçue ! La taille n'est pas le seul critère de réussite… 😏
Qualiopi est adaptable et peut être mis en œuvre de manière efficace, quels que soient la taille et les moyens de l'organisme. C'est une opportunité d'amélioration pour tous, indépendamment de leur envergure.
Les gros organismes, de par leurs tailles et le nombre de prestations, sont souvent “plus” structurés pour fonctionner au quotidien.
Les petits organismes ont quant à eux moins d'intermédiaires, donc des process raccourcis !
Dans les deux cas Qualiopi est un moyen qui vise à progresser et faire progresser son organisme.
👉 Quelque soit la taille de l'organisme, avec une démarche qualité à son image, on gagne en efficience !
Idée reçue 5 : Qualiopi c’est juste un coup de tampon !
Faux ! Qualiopi va bien au-delà d'un simple coup de tampon.
Qualiopi est une démarche d'amélioration continue. Il s'agit d'un processus dynamique qui doit être mis en œuvre au quotidien … Enfin … ça dépend comment on l’aborde 😉
Prenons l’exemple du permis de conduire :
Bien sûr que le "papier rose” est l’objectif, le "graal".
Mais n’avez-vous pas à coeur de :
➡️ Maîtriser votre véhicule ?
➡️ Appréhender le code de la route ?
➡️ Manoeuvrer en toute sécurité pour vous ET les autres usagers ?
Concrètement…
➡️ Savoir conduire ⁉️
C’est une démarche qui vise à améliorer la qualité de vos prestations et à garantir la satisfaction de vos parties prenantes.
Chez QualiCie on prône une démarche qualité intégrée, simple et accessible.
Elle doit faire sens pour vous et vous ressembler, avant tout 😉
C’est ainsi que vous la maintiendrez sur la durée !
Idée reçue 6 : Qualiopi oblige à rédiger des montagnes de procédures !
Rappelons la base : Qualiopi n'est pas ISO 😉
Inutile (et infructueux) de vous noyer dans des montagnes de procédures ! Qualiopi encourage une approche pragmatique et adaptée à votre organisation.
Chaque indicateur n'appelle pas nécessairement la rédaction d'une procédure dédiée.
”Le mieux est l'ennemi du bien !” 📚📓 comme ils disent … ou plus précisément, avec notre approche :
➡️ On part de l’existant : vos “process”, vos habitudes
➡️ En les croisant avec vos préférences (dans la limite du réalisable/réaliste 😂)
➡️ En optimisant le tout pour répondre aux critères et favoriser la performance
Chez QualiCie, nous avons baptisé ce crédo : “pas de (con)descendance, tout est affaire de bon sens” !
Idée reçue 7 : On nous impose une démarche qualité, mais c’est encore les mêmes qui vont tout se taper !
C’est toujours un peu le sujet qui fâche … et c’est tristement le cas dans l’écrasante majorité des structures…😬
Bien trop souvent, on nomme une personne référente en la matière, qu’on ne sollicite qu'en amont des audits et qu’on laisse en déperdition le reste du temps, contrainte de se démerder toute seule avec ce qu’elle a (et surtout ce qu’elle peut …).
Il n’empêche que cette représentation est FAUSSE. Une bonne démarche qualité est portée par le collectif, pas par une ou deux personnes.
Qualiopi vise à impliquer tous les acteurs. La répartition des responsabilités est cruciale pour le succès de la démarche. Il s'agit d'une opportunité de partager les tâches et d'encourager une culture de qualité collective.
❓Quel intérêt de mettre en place un document partagé pour remonter les réclamations si chacun(e) en a fait un de son côté ?
❓Quel intérêt de formaliser une procédure d’accueil, si une seule personne seulement sait où elle rangée !!??
Cela relève du bon sens …
👋 Et petite pensée pour les indépendant(es) : Vous n’êtes pas seul(es) ! Pensez à vos partenaires, à vos parties prenantes 🤝
Rapprochez-vous de vos confrères et consœurs, organisez des audits croisés pour mettre à plat vos éléments structurels…
Mobilisez vos ressources 💪
Et si vous doutez encore, rappelez-vous que des personnes sont là pour vous accompagner 😉
Idée reçue 8 : Qualiopi ne laisse pas le droit à l’erreur.
FAUX. Pas d’améliorations sans erreurs !
Bien sûr, Qualiopi vise l'excellence, mais il reconnaît également que l'erreur est humaine.
L'erreur n'est pas interdite, elle est attendue ! Qualiopi encourage l'apprentissage à partir des erreurs. Il s'agit de corriger les failles pour renforcer la qualité des formations dispensées.
C’est une partie importante du processus d'apprentissage, c’est elle qui pousse vers l’amélioration continue 💡
Pour aller plus loin sur la notion d’excellence, on vous partage une réflexion de Matthieu CHEDID partagée dans le podcast “Un bon moment” avec Kyan KHOJANDI et NAVO du 4 décembre 2023 (34’24 précisemment !), qui a particulièrement résonné (ou raisonné 🙄) en nous, chez QualiCie :
“La perfection nait de la peur et l’excellence nait du coeur, je mets la perfection dans le contrôle et la maîtrise dans l’excellence”.
Idée reçue 9 : Il faut augmenter ses charges de travail pour mener une démarche qualité.
FAUX : Au contraire !
Car à moyen/long terme, le but de la démarche c’est plutôt d’alléger …
Au démarrage, oui ! on prend le temps de s'approprier les éléments. Mais comme pour tout projet concret.
La démarche qualité ne doit pas être perçue comme une charge supplémentaire, mais plutôt comme un investissement dans l'amélioration continue de votre organisation.
Il s'agit de travailler intelligemment, en identifiant les processus à optimiser et en intégrant la démarche qualité dans les activités quotidiennes.
💡“Perdre du temps maintenant pour en gagner plus tard”, comme ils disent !
Conclusion
En déconstruisant ces idées reçues, il devient évident que Qualiopi n'est pas un fardeau, mais une opportunité. Il offre une voie pragmatique pour renforcer la qualité de vos actions de formation, encourager l'engagement de tous les acteurices et assurer la pérennité de votre activité.
Alors, ne laissez pas les préjugés vous priver des avantages de cette certification : embrassez Qualiopi pour propulser votre démarche qualité vers de nouveaux sommets !
💡 Bonus : une astuce pour rendre la démarche qualité plus fun
Pour rendre la démarche qualité plus fun, vous pouvez organiser des challenges ou des jeux entre collaborateurices. Par exemple, vous pouvez organiser un concours pour la meilleure procédure ou la meilleure optimisation de process, ou bien encore les soumettre à un quiz sur le référentiel Qualiopi → on en a un à vous proposer ici
Vous pouvez également participer à notre webinaire de vulgarisation le 18/01/2024 à 14h (il sera disponible en replay !).
Cela permettra de créer une dynamique collective et de rendre la démarche plus participative.
À vous de jouer !
Dans tous les cas, n'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions supplémentaires ou besoin d'accompagnement dans votre démarche Qualiopi.
Ensemble, nous pouvons rendre votre démarche qualité / organisationnelle efficiente et pérenniser l'activité de votre entreprise, le tout, de façon simple et accessible !
Comments